Vernetztes Online-Terminmanagement

im Caritas-Krankenhaus St. Josef

Case Study

Die patientenzentrierte Versorgung stellt hohe Anforderungen an die IT-Infrastruktur einer Klinik. Je weniger manueller Arbeitsaufwand für das Terminmanagement und andere administrative Tätigkeiten notwendig ist, desto mehr Zeit bleibt für die Arbeit am Patienten. Aus diesem Grund hat das Caritas-Krankenhaus St. Josef 2018 die Vernetzungslösung samedi zur Terminplanung in den Ambulanzen eingeführt.

Zuvor wurde die Terminvereinbarung nahezu ausschließlich telefonisch oder vor Ort durchgeführt. In Einzelfällen war auch eine Terminanfrage per E-Mail möglich. Die Bearbeitung gestaltete sich jedoch aufwändig, da oft mehrere Vorschläge notwendig waren, um mit den Patienten einen passenden Termin abzustimmen. Mit samedi können die Termine nun direkt von den Patienten im Kalender der Station gebucht werden. Im Vorfeld definierte Freigaberegelungen ermöglichen der Klinik dabei detaillierte Kontrolle über den eigenen Terminplaner, der dank individueller Konfiguration an die Abläufe der Ambulanzen angepasst wurde. Mithilfe dynamischer Verfügbarkeiten können so auch kurzfristige Notfalltermine online vergeben werden. Die Anwender erhofften sich daher weniger Administrationsaufwand und eine Entlastung des Telefons.

“Das Handling der Terminvergabe ist definitiv einfacher geworden”, resümiert Johannes Liebl, Leiter des Zentralen Patientenmanagements im Caritas-Krankenhaus St. Josef, eineinhalb Jahre nach der Einführung und ergänzt: “samedi bietet uns mehr Funktionen als der Kalender des Krankenhausinformationssystems, zum Beispiel die Buchung von Terminketten.”

So kann mit nur einer Terminbuchung eine Reihe von aufeinanderfolgenden Terminen verbindlich im Kalender eingetragen werden, wobei auch individuelle Anforderungen wie Mindestabstände zwischen den Terminen berücksichtigt werden. Auch die Anwender freuen sich über den leistungsstarken Online-Kalender. Die gute Übersichtlichkeit und hilfreiche Funktionen wie die automatische Terminsuche erleichtern der Belegschaft den Alltag. Willkommene Neuerungen sind auch die terminartspezifischen Patientenbenachrichtigungen und Terminerinnerungen, mit denen die Patientinnen und Patienten vorab über den Termin informiert werden. All diese Schritte entlasten den Arzt und bieten neuen Service für die Patienten, wobei selbstverständlich höchste Sicherheitsstandards gewährleistet sind. Experten gehen davon aus, dass die Online-Terminvereinbarung beim Arzt in Zukunft ebenso selbstverständlich sein wird wie die Buchung von Flügen oder Hotels im Internet. Zudem lässt sich dank der detaillierten Ressourcenplanung und umfangreichen Statistiken die Auslastung wirtschaftlich steuern. Das Caritas-Krankenhaus St. Josef weiß um die Potentiale der Digitalisierung. Dennoch ist der Weg dorthin nicht immer einfach.

“Im Klinikbereich gibt es noch sehr viele analoge Prozesse”, erklärt Johannes Liebl. “Da ist es mitunter schwer, die Digitalisierung voranzutreiben. Teilweise fehlen auch die finanziellen Mittel”, fasst er Herausforderungen seiner täglichen Arbeit zusammen. Nichtsdestotrotz freut sich der Leiter des Zentralen Patientenmanagements über die Einführung von samedi, der Anfang ist damit gemacht. So kann das Caritas-Krankenhaus St. Josef auch in Zukunft seinen hohen Qualitätsstandards gerecht werden.