Optimierung der Aufnahmeprozesse und Online-Termine für Sprechstunden

an der Vulpiusklinik Bad Rappenau

Ambulanz-Terminierung, Online-Buchung, SMS- und E-Mail-Benachrichtigung

Die Vulpius Klinik kombiniert Innovation mit medizinischer Spitzenleistung, ohne dabei den menschlichen Aspekt außer Acht zu lassen. Sowohl Patienten als auch Mitarbeiter sollen sich in der Klinik wohlfühlen - aus diesem Grund werden bestehende Prozesse immer wieder hinterfragt und optimiert. In der Vergangenheit wurden dazu bspw. Techniken aus dem Design Thinking eingesetzt, um die Perspektive der Patienten besser zu verstehen. Als Resultat

wurde u.a. ein Leitliniensystem mit farbigen Markierungen eingeführt, wodurch sich die Patienten vor Ort nun besser zurechtfinden. Zudem wurden bei der Online-Terminbuchung standardisierte Vorabfragen integriert. So liegen relevante Daten bereits vor dem Eintreffen der Patienten vor und fehlerhafte Buchungen werden vermieden. Auch die Expertise externer Berater wurde berücksichtigt.

Die Vulpius Klinik setzt samedi seit 2009 selektiv zur Ambulanz-Terminierung, Online-Buchung, SMS- und E-Mail-Benachrichtigung für Patienten und Zuweiser ein. Auch die OP-Koordination mit externen Belegärzten erfolgt online.
Mittlerweile findet samedi sowohl in der Zentralambulanz als auch im ambulanten OP-Zentrum klinikübergreifend Anwendung. Der zentrale Terminkalender unterstützt die Mitarbeiter im Tagesgeschäft, indem die notwendigen Ressourcen für einen Termin ggf. zeitversetzt, exakt für den Slot eingeplant werden, in dem sie auch tatsächlich benötigt werden. Dafür sorgen die spezifischen Regeln zu den Verfügbarkeiten von Ärzten,
medizinischem Personal, Geräten bzw. Untersuchungen und weiteren Ressourcen, die zuvor einmalig in samedi hinterlegt wurden. Über eine flexible Zuordnung der Ressourcen zu den Leistungen und Terminarten (inkl. Vorlaufzeiten, Kapazitäten, Versicherungseinschränkungen etc.) werden Prioritäten im Rahmen der Auslastungsoptimierung hinterlegt und bei der Terminkoordination automatisch berücksichtigt. Die Online-Services werden
auch von den Patienten gerne genutzt: Seit der Einführung hat die Vulpius Klinik durch die Online-Vernetzung mit samedi in einzelnen Abteilungen eine Quote von bis zu 15% in den Online-Patientenanmeldungen und 60% der externen Operateure buchen ihre OP-Termine online.

Interview mit Prof. Dr. Peter Hahn

Er ist Ärztlicher Direktor und Chefarzt der Handchirurgie in der Vulpius Klinik. Er hat sich schon früh mit der Digitalisierung im Krankenhaus befasst und folgt auch dabei den Leitlinien seiner Klinik: Innovation, Leistung und Menschlichkeit. Im folgenden Interview verrät Prof. Dr. Hahn, wie er vor über 10 Jahren auf die Online Terminvereinbarung aufmerksam wurde und wo es bei der Digitalisierung im Gesundheitswesen noch hakt.

Wie verändert die Digitalisierung das Gesundheitswesen und welche Auswirkungen spüren Sie in Ihrer Klinik?


Das Problem ist, dass das deutsche Gesundheitssystem in der Digitalisierung stark hinterherhinkt, andere Länder sind da schon weiter. Unsere Klinik ist schon sehr fortschrittlich und gut digitalisiert. Wir haben an allen Arbeitsplätzen
PCs und die sind auch alle untereinander vernetzt. Zudem haben wir eine elektronische Patientenakte und alle Dokumente, egal ob extern oder intern erzeugt, liegen in digitaler Form vor. Ich persönlich würde allerdings noch mehr
Digitalisierung erwarten, vor allem bei der Vernetzung mit externen Anbietern und auch bei der elektronischen Patientenakte gibt es noch Verbesserungspotential. Es wäre bspw. wünschenswert, dass Patienten ihre Daten in digitaler Form „mitbringen” bzw. diese zentral gespeichert werden, so dass sie jederzeit digital abrufbar sind.

Wie kamen Sie zur Thematik Online-Terminvergabe?


Ich bin ein absoluter Digitalisierungsfan und habe mich schon Ende der 90er Jahre mit neuronalen Netzwerken zur Diagnosestellung in der Medizin beschäftigt. Ich war also immer sehr computeraffin und habe dann kurz nach der Gründung einen Artikel über samedi als Start-Up in der FAZ gelesen. Da habe ich gedacht, das könnten wir doch mal ausprobieren und mich mit der Geschäftsführung in Verbindung gesetzt. Die Vulpius Klinik war eine der ersten
drei Kliniken in Deutschland, die samedi eingesetzt haben. Ich habe samedi zunächst in der Handchirurgie ausprobiert und dann hat sich das weiter etabliert. Inzwischen sind alle Abteilungen dabei und wir haben mittlerweile viele Sprechstunden, die wir mit samedi organisieren. Auch die externen Operateure buchen ihre OP-Termine nach definierten Freigaberegelungen direkt im Kalender der Vulpius Klinik. Es ist also eigentlich eine witzige Geschichte: Ich habe samedi per Zufall in der FAZ entdeckt, einen Piloten gestartet und heute ist das System in der ganzen Klinik im Einsatz.

Was verändert sich durch den Einsatz von samedi im Klinikalltag?


Ich als Chirurg bekomme die Auswirkungen eher indirekt zu spüren. Nichtsdestotrotz gibt es natürlich Veränderungen: Wir können unseren Patienten die Online-Terminbuchung anbieten, das wird häufig sehr gut angenommen. Auch
die Vorabfragen bei der Terminbuchung bieten einen Mehrwert. Ein großer Vorteil gegenüber klassischer Terminverwaltung ist der zentrale Kalender, der gerade bei wechselnden Mitarbeitern das Terminmanagement deutlich vereinfacht. Auch in der aktuellen Situation sehen wir Vorteile: Durch die Corona-Krise mussten wir einige Sprechstunden verschieben – da brauchten wir nur in samedi die Freigaben und geblockten Zeiten anpassen. Die Mitarbeiter an der Anmeldung sehen die Änderungen direkt im Kalender und müssen nicht aufwändig gebrieft werden. Mit einer händischen Terminvergabe wäre das wesentlich mehr Aufwand gewesen. Gerade jetzt in Krisenzeiten ist die Zuordnung von Ressourcen also wesentlich schneller und unproblematischer möglich.

Sie haben bereits die aktuelle Corona-Pandemie angesprochen: Denken Sie, dass Telemedizin in dieser Situation helfen kann?


Ja, ich halte Telekonsultationen definitiv für eine gute Möglichkeit - nicht nur in der Corona-Krise. In unserer Klinik wird die Videosprechstunde bereits für Kontrolltermine und teilweise auch für Privatpatienten angeboten. Mein Kollege
aus der Schulterchirurgie setzt die Videosprechstunde zum Beispiel schon regelmäßig ein. Ich hatte aktuell noch nicht den passenden Fall, wo sich eine Videosprechstunde angeboten hätte, möchte das in Zukunft aber definitiv nutzen und ausbauen. Gerade für einfache Kontrolltermine zur Wundheilung und Prüfung der Beweglichkeit bietet sich das an. Da wir Patienten aus einem Umkreis von 150-200 km betreuen, ist eine Videosprechstunde für die Patienten wesentlich komfortabler.